Ofis taşımacılığında hedef yalnızca masaları başka bir adrese ulaştırmak değildir. Çalışanların yeni yerde hangi ekipmanla işe başlayacağı, internetin hazır olup olmadığı ve ortak belgelerin nerede bulunacağı da planlanmalıdır. Aşağıdaki plan küçük ofisler için uyarlanabilir bir çalışma şablonudur; süreleri işletmenizin büyüklüğüne ve kesinti toleransına göre belirleyin.
1. Taşınma sorumlusunu ve karar sınırlarını belirleyin
Tek bir koordinatör seçin; ancak bütün işleri bu kişiye bırakmayın. Bilgi işlem, idari işler ve bölüm temsilcilerinin görevlerini yazın. Taşıma firmasıyla iletişimi kimin kuracağını, eşya listesini kimin onaylayacağını ve teslimde kimlerin bulunacağını önceden belirlemek, aynı soruya farklı yanıtlar verilmesini önler.
- Koordinatör: Takvim, görev takibi ve firma iletişimi.
- Bilgi işlem sorumlusu: Yedekleme, cihaz hazırlığı ve bağlantı testleri.
- Bölüm temsilcileri: Eşya listesi, arşiv ayrımı ve masa yerleşimi.
- Teslim sorumlusu: Kodlara göre sayım ve eksiklerin kaydı.
2. Yeni ofisin yerleşimini taşınmadan önce çizin
Basit bir kroki bile faydalıdır. Çalışma alanlarına A, B ve C gibi kodlar; masalara A-01, A-02 gibi numaralar verin. Ekipman ve koli etiketlerinde yeni konumu kullanın. “Muhasebe kolisi” ifadesi yerine “B-03 — Muhasebe — Raf 2” yazmak, kolilerin tekrar taşınmasını azaltabilir.
Kapı ve koridor ölçülerini, yük asansörü kullanımını, araç yaklaşma alanını ve bina yönetiminin taşıma saatlerini kontrol edin. Güvenli geçiş yollarını eşyayla kapatmayın. Özel izin veya teknik söküm gerekiyorsa ilgili sorumluyla önceden görüşün.
3. İş sürekliliği için ilk açılacak alanı seçin
Her masanın aynı anda kullanıma hazır olması gerekmeyebilir. Önce müşteri iletişimi, sipariş takibi veya işletmenizde kesintiye en az toleransı olan süreci belirleyin. Bu sürecin ihtiyaç duyduğu bilgisayar, telefon, internet ve belgeleri bir başlangıç listesine alın. Taşınma planını yalnızca odalara göre değil, bu ihtiyaçların sırasına göre de kurun.
Örneğin üç kişilik bir ekibin ilk iş gününde çalışması yeterliyse önce bu alanın elektrik, ağ ve ekipman kontrolleri tamamlanabilir. Bu bir süre garantisi değil, önceliklendirme örneğidir. Firmanın araç ve ekip planını bu sıraya göre yapıp yapamayacağını görüşün.
4. Cihazları ve verileri ayrı planlayın
Bir bilgisayarın fiziksel olarak teslim edilmesi, içindeki verilerin kullanılabilir olduğunu göstermez. Taşınmadan önce kurumunuzun yedekleme politikasına uygun güncel yedeklerin bulunduğunu ve geri yükleme kontrolünün yapıldığını bilgi işlem sorumlusuyla doğrulayın. Parolaları cihaz veya koli üzerine yazmayın.
Kabloları ait oldukları ekipman koduyla etiketleyin. Monitör, adaptör ve çevre birimlerini listede eşleştirin. Sunucu, ağ cihazı, yazıcı veya özel ekipmanın kapatılması, sökülmesi ve yeniden kurulması yetkin kişilerce ve üretici talimatlarına uygun yürütülmelidir. Nakliye firmasının hangi teknik işleri üstlenmediğini de yazılı olarak sorun.
5. Arşiv kolilerinde erişim sınırını koruyun
Çalışan veya müşteri bilgisi içeren belgeleri açık kutularda bırakmayın. Kolilerin dışına belge içeriğini ayrıntılı yazmak yerine kod kullanın; kodun hangi dosyalara karşılık geldiğini yalnızca yetkili kişilerin erişebildiği listede tutun. Taşınmayacak belgelerin ayrılması ve imhası için kurumunuzun mevcut saklama ve güvenlik kurallarını uygulayın.
6. Teklif kapsamını aynı iş listesiyle karşılaştırın
Firmalara aynı mobilya, cihaz ve koli listesini gönderin. Paketleme, mobilya sökme-montaj, bina içi taşıma, bekleme, hafta sonu çalışma ve varsa depolamanın teklife dahil olup olmadığını ayrı ayrı belirtmelerini isteyin. KDV, ödeme takvimi, olası ek işler ve bunların nasıl onaylanacağını netleştirin. En düşük toplam tutar, kapsamlar farklıysa doğrudan karşılaştırılabilir olmayabilir.
7. Teslimden sonra yalnızca sayım yapmayın
- Koli ve ekipman kodlarını envanterle karşılaştırın.
- Mobilyanın yerleşimini ve sözleşmedeki montaj işlerini kontrol edin.
- Yetkili ekibe internet, telefon ve iş uygulamalarının kullanım testlerini yaptırın.
- Eksik, hasarlı veya çalışmayan parçaları ayrı bir takip listesine yazın.
- Çalışanlara yeni yerleşimi ve sorun bildirecekleri kişiyi duyurun.
Taşınma tamamlandıktan sonra açık iş listesini kapatmadan eski ofiste son bir alan kontrolü yapın. Anahtar, erişim kartı ve demirbaş teslimi gibi işlemleri ilgili taraflarla ayrıca yürütün. Nakliye Haritası üzerinden nakliye firmalarının profillerini inceleyebilir, hizmet seçeneklerini karşılaştırarak ofis taşıma kapsamını doğrudan işletmelerle görüşebilirsiniz.